Non pagare puntualmente un bene o un servizio può capitare a tutti. A volte si tratta di una svista non imputabile a una deliberata scelta del debitore che, avvisato in via non ufficiale, provvede immediatamente al versamento dell'importo dovuto.
Tuttavia, i contatti informali potrebbero rivelarsi non risolutivi e costringere il titolare di un'azienda a prendere ulteriori provvedimenti. In questi casi, l'invio di un sollecito di pagamento agevola la riscossione tempestiva dei crediti mancanti.
Per gestire adeguatamente questo aspetto della contabilità, è fondamentale il ricorso agli strumenti giusti e un loro corretto utilizzo. L'ottenimento delle proprie spettanze diventerà più semplice e contribuirà al contenimento delle criticità dovute agli ammanchi sulle entrate.
Fatture inevase, quando il problema parte dalla contabilità interna
Non sempre l'emissione del sollecito di pagamento è la conseguenza di un comportamento scorretto o di una cattiva reputazione del cliente. Le opportunità di fare ricerche sulle situazioni debitorie consentono di superare facilmente questo limite. Il tutto prima della conclusione di un accordo e riducendo i rischi di insolvenza, anche per gli importi rateizzati.
Esistono, quindi, altri motivi per cui il saldo delle somme avviene in ritardo o non risulta contabilizzato, da ricercare in una registrazione inadeguata delle pratiche. Uno degli inconvenienti più comuni è legato all'utilizzo di metodi manuali per la fatturazione, che portano di frequente a una compilazione errata o incompleta della modulistica.
In tale ottica l'installazione di programmi efficienti diventa una necessità, anche nell'ambito delle richieste di corresponsione e inadempienze contrattuali. Ovviamente va affiancata a controlli accurati e regolari al proprio database, per monitorare eventuali anomalie del sistema e verificare la legittimità di ogni reclamo.
I dati da inserire nelle richieste di pagamento
Indipendentemente dal tono, ogni lettera di sollecito di pagamento dovrà contenere delle informazioni indispensabili all'identificazione dell'acquirente, del creditore e della cifra da liquidare:
• dati anagrafici del cliente e del titolare dell'importo
• codice della fattura con relativa datazione e scadenza
• quota da saldare
• modalità di accredito offerte al debitore
• coordinate bancarie.
In genere, prima di ricorrere a un legale si procede a un massimo di tre invii, tramite raccomandata A/R oppure posta certificata, a patto di inserire la conferma di ricezione.
La gestione degli avvisi di insoluto tramite software
Le modalità di elaborazione e stesura dei documenti sono cambiate in ogni settore: anche la compilazione del sollecito di pagamento passa attraverso i dispositivi digitali. I files così ottenuti non necessitano di stampa, non ingombrano gli scaffali e occupano pochissimo spazio nella memoria di un PC o di un hard-disk.
Quasi tutti i programmi contengono strumenti avanzati per la gestione delle ricevute inevase e dei solleciti. Il loro utilizzo è intuitivo e consente ricerche rapide e precise, mediante l'impostazione di filtri. Oltre a permettere l'inserimento dei dati degli acquirenti in anagrafica, è possibile fare uso di alcune funzionalità, tra cui:
• conferma di ricezione delle lettere
• promemoria sugli invii già effettuati
• spazio per altre fatture non saldate
• modalità di trasmissione automatica
• selezione per periodo, nominativo o numero di fattura
• stampa per spedizioni con raccomandata A/R
• alert per pagamenti scaduti o a ridosso del termine
• scelta fra modelli precompilati o personalizzabili
• modifica della lingua.
Per avere un quadro completo sulle entrate occorreranno pochi click e una manciata di secondi. In modo semplice e veloce, un sistema del genere concorrerà al recupero tempestivo dei crediti, evitando la chiusura della propria attività.
